2. Gegenüberstellung Zeiterfassungssysteme
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Stundenzettel
Vorteile:
- keine Anschaffungskosten
- geringe Folgekosten
- keine technischen Vorraussetzungen
erforderlich
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Stempeluhren
Vorteile:
- geringe Anschaffungskosten
- präzise Aufzeichnung der
Arbeitszeiten
- Dokumentation auf der Stempelkarte
"schwarz auf weiß"
- geringe technische Vorraussetzungen
erforderlich (Steckdose genügt)
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PC-gestützte Zeiterfassung
Vorteile:
- präzise Aufzeichnung aller
Arbeitszeiten
- umfassende Planung &
Erfassung von Urlaub, Kranktagen, Zuschlägen etc.
- automatische Pausen, Rundung,
Zuschläge Überstundenberechnung, ...
- Ergebnisse stehen sofort zur
Verfügung
- wenige technische Vorraussetzungen
erforderlich (Steckdose und USB-Stick oder Netzwerkanschluss genügen)
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Nachteile:
- ungenaue Aufzeichnungen
- hoher zeitaufwendiger Rechenaufwand
beim Ausrechnen aller Arbeitsstunden
- hohe Fehleranfälligkeit
- zusätzliche Kosten für "zuviel
bezahlte Stunden"
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Nachteile:
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Nachteile:
- einmalige Anschaffungskosten
- einmaliges Einstellen aller
Arbeitszeitregelungen im Unternehmen
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Kosten:
- Einmalig: 0,- €
- Folgekosten: < 0,05 €
im Monat pro Mitarbeiter
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Kosten:
- Einmalig: ab 179,- €
- Folgekosten: ca. 0,19 € im Monat pro
Mitarbeiter
 weitere Informationen
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Kosten:
- Einmalig: ab 590,- €
- Folgekosten: 0,- €
im Monat pro Mitarbeiter
weitere
Informationen
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3. Produkte zur Personalzeiterfassung
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Wir können Ihnen mit unseren Systemen diese
Arbeit komplett abnehmen. Damit erhalten Sie und Ihre Mitarbeiter freie
Kapazitäten, um sich den eigentlichen Aufgaben im Unternehmen zu widmen.
Als Lieferant und Berater für
Personalzeitwirtschaft bieten wir Systeme zur Anwesenheitskontrolle und
Systeme, die die Produktivität und Arbeitsdauer der Mitarbeiter
ermitteln.
Welches Stundenabrechnungs-System für die
Arbeitszeiterfassung das
Richtige für ein Unternehmen ist, hängt von einigen Gesichtspunkten ab,
die nachfolgend erläutert werden sollen.
Grundsätzlich unterscheiden wir die Arten der
Erfassung von Arbeitszeiten und die Methoden zur Stundenabrechnung.
Weitere Gesichtpunkte wie die Urlaubsplanung, Ermittlung von Fehltagen
und Personalplanung entscheiden, welches Zeiterfassung die Richtige für
Ihr Unternehmen ist.
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4. Arbeitszeiterfassung mit Stempeluhren
In früheren Zeiten wurden für die Stundenerfassung
ausschließlich Stechuhren verwendet. Heute nutzt man elektronische
Stempeluhren oder Zeiterfassungsgeräte.
Stempeluhren unterscheiden sich heutzutage durch
folgende Merkmale:
- Wie oft kann ein Mitarbeiter pro Tag auf der
Monats-Stempelkarte stempeln
- Wie viel Mitarbeiter können an einer Stempeluhr
Arbeitszeiten erfassen
- Besitzt die Stempeluhr eine Rechenfunktion oder
andere Leistungsmerkmale, die die Erfassung der Arbeitsstunden und
damit die Stundenabrechnung erleichtern
Leistungsmerkmale wie Signalausgänge für
Pausensignale oder Anschluss von Uhrenanlagen spielen bei der Auswahl
einer Stempeluhr ebenfalls eine Rolle.
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Die Erfassung der Arbeitszeiten erfolgt mit
Monatsstempelkarten. Der Arbeitnehmer erhält dazu jeden Monat eine
Stempelkarte. Die Stempelkarte wird beim Beginn und Ende der
Arbeitszeit sowie bei Unterbrechungen wie Pausen in die Stempeluhr
eingeführt.
Alle Stempeluhren ziehen die Stempelkarten
automatisch ein und stempeln die Uhrzeit an die richtige Stelle auf der
Stempelkarte.
Bei Stempeluhren mit integrierter
Rechenfunktion werden die Arbeitsstunden ebenfalls auf die Stempelkarte
gedruckt. Einige Uhren unterstützen sogar die Aufsummierung der
Monatsstunden.
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Die Zeitabrechnung und Lohnabrechnung
(Überstunden, Zuschläge u.a. Arbeitszeitkonten) wird dann in
Softwareanwendungen wie MS Excel oder Lohnabrechnungssystemen
vorgenommen. Da man keine direkte Verbindung mit einem PC herstellen
kann, werden die Daten manuell von den Stempelkarten übertragen.
Weitere Zeitabrechnungen wie Urlaubstage oder Kranktage werden
ebenfalls mit externen Zeitabrechnungsprogrammen erfasst.
Die Ausnahme ist hier die Stempeluhr MAX ER-2200
PC. Bei dieser Stempeluhr ist es möglich, die Daten mit einer
Speicherkarte - ähnlich wie bei einer Digitalkamera - auf einen PC zu
übertragen. Mit dem Zeiterfassungsprogramm "megtime" werden alle
Stempelungen automatisch berechnet und stehen diversen Auswertungen zur
Verfügung. Auch die Urlaubsplanung und die Erfassung von Kranktagen und
anderen Abwesenheiten ist mit dieser Lösung möglich.
Gründe, die für eine einfache Stempeluhr sprechen:
- Es reicht eine einfache Anwesenheitskontrolle
- Sie bevorzugen ein Zeitstempel und
Datumsstempel auf einem Dokument
- Eine Lohnabrechnung ist nicht erforderlich
- Die Lohnabrechnung wird bereits in anderen
Systemen vorgenommen
 einfache Stempeluhren
Stempeluhrensystem
megtime
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5. PC - gesteuerte Zeiterfassungssysteme
Mit zunehmenden Anforderungen an ein
Zeiterfassungssystem und eine Stundenabrechnung mit Überstunden,
Zuschlägen und Workflow reichen die Leistungsmerkmale einer einfachen
Stempeluhr nicht mehr aus. Die Stundenerfassung der Arbeitszeiten mit
Nachtzulagen, Feiertagszulagen und Spätzulagen in der Produktion, im
Handwerk und im Handel erfordern aufgrund unterschiedlichster Tarife
eine Zeitwirtschaft, die die Lohnabrechnung und Arbeitszeitverwaltung
vereinfacht. Auch die Auftragserfassung zur Abrechnung von
Projektzeiten kann von einem Arbeitszeitsystem erfasst werden.
Hierfür stehen verschiedene
Erfassungsmöglichkeiten zur Verfügung:
- Zeiterfassungsterminals mit verschiedenen
Identifikationslesern
- mobile Zeiterfassungsgeräte (Scanner und Lesestifte),
- Webseiten zur direkten Buchung und / oder Erfassung von Korrekturen
(Workflow) - optional auch mit
- Abwesenheitsverwaltung (Urlaubsbeantragung etc.) und
Überstundengenehmigung über hierarchische Strukturen,
- Software-Programme (meist Client-Server-Architektur).
Diese Zeiterfassungsgeräte und
Zeiterfassungssoftware ersetzen die herkömmliche Stechuhr. Von
zunehmender Bedeutung sind Zeiterfassungsgeräte mit
Fingerabdruck-Identifikation.
Zur Identifikation des jeweiligen Beschäftigten
gibt es abhängig vom Erfassungsmedium unterschiedliche Optionen:
- Kunststoffkarte mit Strichcode, Magnetstreifen,
RFID-Chips (Transponder). Die Übertragung mit Strichcode und
Magnetstreifen wird kaum angewendet, gebräuchlicher sind
berührungslose Ausweismedien wie Schlüsselanhänger
oder Transponderkarten im Scheckkarten-Format
- Ausweischips (Berührungsleser)
- Schlüsselanhänger (siehe Kunststoffkarte RFID-Chip...)
- biometrische Erfassung (Fingerabdruck, Retina...)
- Kennworteingabe (Windows-Authentifizierung...)
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Durch Kommen- und
Gehen-Meldungen an den Buchungsterminals wird die Arbeitszeit
(Anwesenheit) erfasst. Die neueren Systeme sind zusätzlich variabel mit
Skalierungen für weitere Arten der An- / Abwesenheit bedienbar. Dadurch
können in solchen Systemen Abwesenheitsplanung, Dienstplanung oder das
Antragswesen für Abwesenheiten meist integriert werden.
Bei Bedarf können über die
Personalzeiterfassung auch Zugangskontrollen durchgeführt werden.
Zweckmäßig ist ein auf das System aufbauendes Managementsystem, welches
von den vorhandenen Daten bedient wird, z.B. Schichtplanung,
Projektzeiterfassung (Dopik), Ergebnis-Leistung-Rechnung (ELR)...
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Mit der PZE verwandt sind die
Betriebsdatenerfassung (BDE) und die Maschinendatenerfassung (MDE). Für
die Lohn- und Gehaltsabrechnung liefern Zeiterfassungssysteme die
Berechnungsgrundlage, indem Mehrarbeitzuschläge, Zulagen für Wochenend
- und Feiertagsarbeit, Nachtzuschläge und Schichtzulagen automatisch
durch hinterlegte Formeln errechnet werden. Um unterschiedliche
Tarifverträge und Arbeitszeitmodelle abbilden zu können, können die
entsprechenden Regeln im System hinterlegt werden. Weiters sollte ein
Ziel der PZE sein, Überstundenzuschläge nach den entsprechenden
Gesetzvorgaben so abzubilden, dass stets die für den Angestellten und
das Unternehmen vorteilhaften Steuerbegünstigungen genutzt werden.
Idealerweise werden die so ermittelten Lohnarten über eine digitale
Schnittstelle in ein Lohnverrechnungsprogramm übergeben. Das
Fehlerrisiko kann so minimiert und der Arbeitsablauf der
Personalverrechnung optimiert werden.
Der einfacheren Rechnung wegen, werden
Arbeitszeiten häufig dezimal gespeichert, als so genannte
Industrieminute - Auch Systeme in welchen eine Stunde tatsächlich 60
Minuten umfasst, welche aber für Schnittstellen und Auswertungen auch
mit "Industrieminuten" arbeiten können existieren. Unterschieden werden
sollten die Schicht- oder Festarbeitszeitmodelle und eine variable oder
Gleitzeiterfassung. In jedem Fall muss darauf geachtet werden, dass die
Vorschriften des geltenden Kollektivvertrags bzw. der geltenden
Betriebsvereinbarung eingehalten werden.
Zeiterfassungssystem
smart time plus
Zeiterfassungssystem
NovaCHRON
Zeiterfassungssystem
megtime
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6. Personalzeiterfassung im Arbeitsrecht
In deutschen Betrieben, in denen ein Betriebsrat
existiert, besteht aufgrund des Betriebsverfassungsgesetzes ein
Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats gemäß § 87 Abs. 6 bei der
Einführung einer Personalzeiterfassung. In diesem Paragraphen ist die
"Einführung und Anwendung von technischen Einrichtungen, die dazu
bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu
überwachen" als mitbestimmungspflichtig geregelt.
Nach einem Urteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG,
Az. 2 AZR 39/05) können Arbeitnehmer, die absichtlich an einer
Stempeluhr falsch stempeln, ohne eine Abmahnung fristlos gekündigt
werden.
In Österreich entschied der Oberste Gerichtshof,
dass die Arbeitszeiterfassung mittels biometrischer Fingerabdruck -
Scans nur in Unternehmen eingeführt werden kann, in welchen eine
entsprechende Betriebsvereinbarung vorhanden ist. OGH, Urteil vom 20.
Dezember 2006, 9 ObA 109/06d - ArbVG § 96, ABGB § 16, DSG 2000 § 4.
Quelle: Wikimedia
Foundation Inc.
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7. Hinweise zur Verwendung biometrischer
Verfahren im Unternehmen
Folgende Beispiele können in die Diskussion
einbezogen werden:
Eine Person (Pförtner) ist beauftragt, die Mitarbeiter beim Betreten
des Firmengeländes anhand von elektronisch gespeicherten Lichtbildern
zu identifizieren.
Unterschriften der Mitarbeiter werden auf
Arbeitsverträgen, Arbeitsanweisungen etc. archiviert und damit
„gespeichert“.
Fingerabdrucksensoren in Autos zum Zweck des
Diebstahlschutzes gewinnen an Interesse privater Verbraucher.
Fingerabdrucksensoren an Notebooks werden immer
populärer zum Schutz persönlicher Daten und zum Schutz von Kindern und
Jugendlichen vor jugendgefährdenden Inhalten.
Entscheidend ist die Zweck gebundene Verwendung
der biometrischen Daten, nämlich zur Erfassung der Arbeitsstunden und
zur Sicherung eines reibungslosen, für den Arbeitnehmer und Arbeitgeber
sicheren Ablauf dieser Erfassung. Stundenzettel, die eigenhändig von
den Mitarbeitern unterschrieben werden, kommen dieser Art der Erfassung
gleich. Der Mitarbeiter leistet bei jeder Identifikation seine
Unterschrift, dass er die Arbeit beginnt oder beendet. Die Vorteile der
elektronischen Erfassung für Arbeitnehmer und Arbeitgeber sollen
hierbei nicht weiter erläutert werden.
Grundsätzlich raten wir Ihnen zu folgenden
Maßnahmen:
Schaffen Sie Vertrauen. Geben Sie Ihren
Mitarbeitern so viele Informationen wie nur möglich. Sorgen Sie für
Transparenz, wie mit den persönlichen Daten im Unternehmen verfahren
wird. Verfassen Sie z.B. eine Datenschutzerklärung, unterzeichnet von
der Geschäftsführung, worin die Speicherung sämtlicher persönlichen
Daten geregelt ist. Das betrifft u.a. Speicherung von Adressdaten,
Geburtsdaten, Lichtbildern, Unterschriften und biometrischer Merkmale.
Als Arbeitgeber sind Sie verpflichtet, für den Datenschutz persönlicher
Daten Sorge zu tragen. Dieser Forderung kommen Sie bei der Verwendung
der
Zeiterfassungsterminals NTB 960 und NTB 980 nach,
da die Art der Speicherung keine Reproduzierbarkeit
des Fingerabdrucks ermöglicht. Wir verweisen hierbei auf die
technischen Spezifikationen
der Fingerabdruckspeicherung in diesen
Zeiterfassungsterminals.
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